Finansmanlı İhracat Süreci: Büyük Sipariş, Zor Şartlar ve Geciken Ödeme Hikayesi

Yılbaşından hemen önce oldukça yüksek hacimli bir sipariş aldık. Toplamda 5000 adet ürün üretilecek, üstelik 4 farklı teknik özellikte hazırlanacaktı ve süre gerçekten çok kısıtlıydı. Normalde bu tarz siparişler zaten başlı başına streslidir ama bu işi farklı yapan şey ödeme modeliydi.

Ödeme doğrudan alıcıdan değil, bir finansman şirketi üzerinden yapılacaktı. Yani fatura B finansmanı adına kesilecek, gümrükte ürünler sanki onlara satılmış gibi gösterilecekti ama fiziksel teslimat Mısır’da bulunan A firmasına yapılacaktı. İşin başında bile olayın klasik bir ihracat süreci olmayacağı belliydi.

İlk iş olarak ürünlerin teknik çizimlerini hazırlayıp karşı tarafa iletmem gerekiyordu. Finansman tarafı Avrupa merkezli olduğu için en küçük detayı bile inceleyen, hataya toleransı olmayan bir yapıdaydı. Çizimleri hazırladım, gönderdim, revizyonlar geldi, tekrar düzenledim ve sonunda onay aldık. Bu aşama bile düşündüğümden daha uzun sürdü.

Sonrasında işin iletişim tarafı başladı. Ben Almanca bilmiyorum, karşı taraf Türkçe bilmiyor. Ortak dil İngilizce ama ben akıcı konuşurken karşı taraf daha sınırlı konuşabiliyordu. Bu da süreci zaman zaman garip ve zor hale getirdi. Yine de bir şekilde fiyat, kalite ve şartlar konusunda anlaşmayı başardık.

Ardından tarafımıza bir sözleşme gönderildi. Sözleşme tam 21 sayfaydı ve 9 farklı ana maddeden oluşuyordu. İçinde iade süreçlerinden zorunlu iptallere, ödemenin hangi şartlarda yapılacağından evrakların kaç kopya hazırlanacağına kadar her detay yazıyordu. Açıkçası o an anladım ki burada hata yapma lüksüm yok. İlk işim sözleşmeyi baştan sona dikkatlice okumak oldu, sonra Türkçeye çevirip tekrar kontrol ettim. Çünkü ortadaki para ciddi bir rakamdı ve karşı taraf hata kabul etmeyen bir yapıdaydı.

Her şey yolunda gidiyor derken A firması aniden ürün spesifikasyonlarında değişiklik istedi. Bu da tüm teknik sürecin başa dönmesi demekti. O ana kadar yaptığımız çizimler, hazırlıklar… hepsi yeniden ele alındı. Sadece sözleşme elimizde kaldı, geri kalan her şey sıfırlandı. Bu noktada gerçekten sürecin ne kadar kırılgan olduğunu net şekilde gördüm.

Neyse ki yeniden organize olduk, ürünleri hazırladık ve bu sefer süreç sorunsuz ilerledi. Lojistik firmasından konteyner ayarladım, konteyner geldiği anda yüklemeyi yaptık ve sevkiyatı gerçekleştirdik. Bir süre sonra VGM belgesi de elime ulaştı ve o an içimden “tamam, bu iş bitti” dedim.

Ama iş aslında orada bitmemişti.

Ödeme planına göre %15 peşin ödeme ve kalan %75, ürünlerin teslim alındığını gösteren belge sonrası yapılacaktı. Ürünler gitti, gümrükten çekildi, A firması teslim aldığını gösteren mektubu gönderdi. Her şey tamamdı ama para gelmedi.

B finansmanına ulaştık. Bu sefer de çalıştığımız banka ile sorun yaşadıklarını söylediler ve farklı bir banka kullanmamızı istediler. Tamam dedik, hemen yeni banka bilgilerini ilettik. Bu noktada hâlâ sürecin kontrol altında olduğunu düşünüyordum.

Ama aradan 3 ay geçti ve hâlâ ödeme yoktu.

Tekrar iletişime geçtik, bu sefer daha dikkatli ve süreci germeden yazdık. Gelen cevap ise şuydu: ürünlerin kurulum sürecini yeni tamamlamışlar ve ödeme bundan sonra yapılacakmış. Açıkçası bu noktada iş artık psikolojik olarak zorlamaya başlamıştı. Çünkü ürün gitmiş, teslim edilmiş ama ödeme hâlâ belirsizdi.

Uzayan iletişimler, beklemeler, gerilimler derken sonunda ödeme geldi ve bu işi kapattık.

Bu süreç bana şunu net şekilde öğretti: ihracatta mesele sadece ürünü üretmek ve göndermek değil. Asıl mesele; süreci, sözleşmeyi, iletişimi ve riski doğru yönetebilmek. Özellikle finansmanlı işlerde her detay iki kat önemli hale geliyor.

O gün şunu anladım:
İhracatta en büyük farkı bilgiden çok, süreç yönetimi yaratıyor.